Sollecito di pagamento: come scrivere una lettera [Facsimile pdf]

Sono diverse le situazioni nelle quali ci si potrebbe ritrovare a dover scrivere una lettera di sollecito di pagamento: un affitto non corrisposto da parte del proprio affittuario o il mancato pagamento di uno stipendio sono solo alcuni dei casi più ricorrenti.

Il sollecito verbale spesso potrebbe essere insufficiente, quindi è bene procedere con una tutela più formale dei propri interessi: ma come si scrive una lettera di sollecito di pagamento efficace? E, prima ancora, qual è l’iter da seguire per procedere con un eventuale recupero crediti? Ecco cosa bisogna sapere in merito.

Sollecito di pagamento: significato

Un sollecito di pagamento consiste in una richiesta formale, attraverso una lettera scritta, che deve essere inviata dal prestatore di un servizio che non ha ricevuto il pagamento che gli spettava nei tempi previsti.

Prendiamo, per esempio, il caso di una fattura. Si tratta di un documento nel quale sono sempre presenti:

• i dati di creditore e debitore;
• la natura dell’operazione effettuata, per la quale si richiede un pagamento;
• l’importo da pagare;
• i termini e le modalità di pagamento.

In genere, per le fatture il pagamento si verifica a 30 o a 60 giorni dalla data di ricezione. Se la fattura non viene pagata entro i termini concordati risulta insoluta: a quel punto è lecito chiedere il pagamento attraverso il ricorso al sollecito di pagamento.

Il sollecito di pagamento può articolarsi in tre fasi:

1. il primo sollecito;
2. il secondo sollecito;
3. l’ultimo sollecito di pagamento della fattura e la costituzione in mora.

Vediamo come funziona più nel dettaglio e quali sono le varie situazioni che si possono verificare.

Sollecito di pagamento: la prima lettera di recupero del credito

Il sollecito di pagamento è lo strumento formale adottato per pretendere il pagamento di una fattura insoluta. Nella lettera di sollecito si elencano gli estremi del debito che deve essere saldato dal debitore. Spesso, nei casi meno gravi, un ritardo nei pagamenti può essere dovuto a una dimenticanza o a una momentanea mancanza di disponibilità economica da parte del debitore.

Per questo motivo, la prima lettera di sollecito è una richiesta molto informale, nella quale vengono riportati i dati più significativi della fattura, ovvero:

1. l’importo da pagare;
2. il numero di fattura;
3. la modalità di pagamento.

Cosa accade se la prima lettera di sollecito di pagamento non dovesse avere l’effetto sperato? È necessario procedere con un secondo sollecito, se si vuole cercare di recuperare i propri soldi.

Il secondo sollecito

Il tono del secondo sollecito di pagamento è leggermente più forte rispetto a quello della prima lettera. Può essere espressa in maniera diretta la possibilità di rivolgersi al tribunale nel caso in cui il pagamento nei confronti del creditore dovesse continuare a non essere effettuato.

Nella seconda lettera di recupero crediti devono essere inseriti ancora una volta gli estremi del debito, quindi il numero e l’importo della fattura alla quale ci si riferisce. Per quanto riguarda le modalità di invio della lettera, come avviene per il primo sollecito, si può scegliere tra:

1. un invio tramite email, che però non ha valore legale. In questo caso si consiglia l’utilizzo di una PEC, che può anche aggiungere una garanzia ulteriore in merito alla certezza della ricezione da parte del debitore;
2. una classica lettera cartacea, inviata tramite una raccomandata A/R.

Ultimo sollecito di pagamento e messa in mora

Se anche in seguito all’invio della seconda lettera di sollecito, il pagamento della fattura dovesse continuare ad essere insolvente, è possibile rivolgersi a un avvocato. A questo punto, sarà il professionista a inviare l’ultima richiesta di sollecito di pagamento.

La differenza rispetto alle prime due consiste nel fatto che in questo caso il sollecito ha anche l’obiettivo di mettere in mora il debitore, ovvero di richiedere gli interessi maturati sul mancato pagamento della fattura, che scattano dal momento in cui il debitore riceve la terza lettera di sollecito di pagamento: gli interessi di mora vengono calcolati in base al tasso fissato dalla Banca Centrale Europea.

La costituzione in mora obbliga il debitore a risarcire eventuali danni causati dal mancato pagamento, ma comporta anche all’interruzione del termine di prescrizione e la cosiddetta perpetuatio obligationis, ovvero il trasferimento in capo al debitore del rischio che la prestazione diventi impossibile.

Nella terza lettera di sollecito è obbligatorio pagare la marca da bollo pari a due euro nel caso in cui l’importo dovuto fosse superiore a 77,47 euro. La lettera può essere inviata, tramite PEC o raccomandata A/R, dallo studio legale scelto per portare a termine il recupero crediti.

Come scrivere una lettera di sollecito di pagamento efficace

Sebbene possa assumere toni e riferirsi ad ambiti differenti, le finalità della lettera di sollecito di pagamento sono le medesime. Per questo motivo è necessario inserire al suo interno alcune informazioni indispensabili, ovvero:

• i dati del creditore;
• i dati del debitore:
• l’importo che deve essere pagato, il numero, la data e la scadenza della fattura alla quale ci si riferisce nella lettera;
• la nuova scadenza fissata per saldare il pagamento;
• le modalità di pagamento;
• l’eventuale indicazione di lettere di sollecito inviate in precedenza.

Considerato che la lettera di sollecito di pagamento deve avere un valore legale nel caso in cui si fosse costretti a ricorrere al tribunale, si consiglia sempre di inviarla con metodi di spedizione che possano dimostrare l’avvenuta ricezione del documento, quali sono la PEC o una raccomandata A/R.

Ciò che conta di più quando si ha a che fare con un sollecito di pagamento è il contenuto della lettera, non tanto la forma:

• per rendere la lettera più efficace, si può, per esempio, scegliere di allegare la fattura non pagata al suo interno;
• per quanto riguarda il termine ultimo di pagamento, non si tratta di un elemento che deve essere obbligatoriamente presente nella lettera di sollecito, pena la sua inefficacia;
• lo stesso si può dire per eventuali riferimenti al ricorso ad azioni legali: sicuramente sono frasi che caricano i toni della lettera, che vengono spesso utilizzate al fine di far crescere la pressione che grava sul debitore. Anche in questo caso, non è detto che a toni più pressanti corrisponda una pronta reazione da parte della persona che non ha saldato il suo debito nei confronti del creditore.

Sollecito di pagamento: quando inviarlo

Un concetto molto importante per capire quando è il momento giusto per procedere con l’invio di un sollecito di pagamento è quello della scadenza. Le fatture sono documenti nei quali viene sempre riportata la modalità di pagamento e, dunque, la relativa scadenza.

Un creditore ha il diritto di esigere di essere pagato e quindi di inviare un sollecito alla scadenza del termine ultimo previsto per il pagamento della fattura, anche nel caso in cui il ritardo da parte del debitore sia di un solo giorno.

Al termine della scadenza, il debitore diventa in ritardo in automatico e a quel punto scatta il diritto da parte del creditore di esigere il pagamento delle somme che gli spettano.

Sollecito di pagamento – Domande frequenti