Come si scrive una lettera di licenziamento e quali sono i motivi per i quali si può ricevere

Il licenziamento, per produrre i suoi effetti, deve essere comunicato al destinatario mediante atto scritto, ovvero tramite lettera di licenziamento, se ricorrono i motivi previsti dalla legge. A seconda di questi, sarà necessario attivare una particolare procedura.

L’ordinamento giuridico italiano prevede diverse ipotesi di cessazione del rapporto di lavoro, quali:

• recesso del datore di lavoro (ipotesi di licenziamento);
• recesso del lavoratore (dimissioni);
• risoluzione consensuale;
• scadenza del termine (nel contratto di lavoro a tempo determinato);
• morte del lavoratore (quest’ultima non provoca la cessazione del rapporto di lavoro, che prosegue con i successivi titolari dell’impresa; il rapporto si estingue solo quando esso è strettamente correlato e legato alla persona del datore di lavoro, come il decesso dell’avvocato titolare dello studio professionale);
• altre circostanze particolari previste dalla legge.

Il licenziamento per rappresaglia, invece, è considerato illegittimo nel nostro ordinamento.

Nelle prossime righe analizzeremo i motivi per i quali si potrà ricevere una lettera di licenziamento, come scriverla e cosa si può fare dopo averla ricevuta.

Lettera di licenziamento: come deve essere consegnata

È importante ricordare che, la presenza dei requisiti quali giusta causa, giustificato motivo oggettivo o soggettivo, è condizione necessaria ma non sufficiente per poter configurare il licenziamento come legittimo. Il licenziamento, infatti, produce i suoi effetti nel momento in cui il destinatario ne riceve comunicazione scritta.

Il licenziamento deve, quindi, essere comunicato per iscritto. Se i motivi non sono indicati, il lavoratore può farne specifica richiesta entro 15 giorni dalla notifica del licenziamento, ed essi dovranno essere esplicitati, per iscritto, dal datore di lavoro, entro 7 giorni.

Il licenziamento carente di firma o di motivazione (ove richiesta) può portare, su valutazione del giudice, alla reintegrazione del lavoratore e al risarcimento di importo pari ad almeno 5 mensilità di retribuzione.

Requisiti e forma

Si precisa che la lettera di licenziamento deve essere scritta in modo tale da permettere al lavoratore di precostituirsi una linea difensiva. Per questo, la motivazione nella lettera di licenziamento deve rispondere ai requisiti di:

1. completezza;
2. accuratezza;
3. immutabilità.

È inefficace il licenziamento intimato verbalmente, o comunque senza forma scritta, e pertanto deve ritenersi come se non esistesse (tam quam non esset).

Non è richiesta la forma scritta per procedere al licenziamento di:

• i lavoratori domestici;
• lavoratori in prova;
• lavoratori ultrasessantenni che non abbiano optato per la prosecuzione del rapporto di lavoro.

Lettera di licenziamento: motivi

È necessario che la lettera di licenziamento venga inviata solo nei casi regolati dalla legge. Il licenziamento, infatti, costituisce un vero e proprio dramma per il lavoratore:

• per la difficoltà a reperire un nuovo lavoro in un mercato decisamente ostile;
• per la mancanza dell’unica o principale fonte di sostentamento.

In poche parole: il datore di lavoro perde un collaboratore generalmente sostituibile, mentre il lavoratore vede compromessa la propria parte sostentativa.

In particolare, il licenziamento può avvenire:

• per motivi economici o organizzativi (giustificato motivo oggettivo);
• a causa del superamento del periodo di comporto (periodo massimo di assenze per malattia);
• per il mancato superamento della prova (se prevista nel contratto di lavoro);
• nel caso in cui il dipendente compia degli atti o fatti in violazione della legge, del contratto di lavoro o del regolamento aziendale.

Tipologie di licenziamento

È possibile distinguere tra licenziamento per giusta causa e licenziamento per giustificato motivo oggettivo. Le caratteristiche degli stessi sono state indicate dalla tabella che segue.

Lettera di licenziamento disciplinare

Il licenziamento disciplinare è la massima espressione dell’esercizio del potere disciplinare del datore di lavoro e, come tale, è sottoposto a oneri formali.

Nel licenziamento disciplinare, infatti, esso deve essere preceduto:

• dalla contestazione dei fatti addebitati al lavoratore;
• dai motivi;
• dall’eventuale audizione a difesa del dipendente.

Nel caso di specie va inviata una lettera di richiamo – o contestazione – in cui si ammonisce con chiarezza il dipendente in merito alle violazioni imputate, che vanno specificate.

Lettera di licenziamento con preavviso

Quando si parla di licenziamento, è molto importante introdurre il concetto di preavviso: si tratta del periodo di tempo che intercorre tra la lettera di licenziamento e l’ultimo giorno di lavoro effettivo del lavoratore. È obbligatorio tranne nel caso del licenziamento per giusta causa, e la sua durata dipende da quanto previsto dal contratto nazionale collettivo.

La lettera di licenziamento con preavviso deve contenere:

• nome e indirizzo dell’azienda;
• nome e indirizzo del dipendente;
• introduzione, in cui riassumere il motivo della lettera;
• data del licenziamento effettivo;
• periodo di preavviso;
• motivo per cui l’azienda manifesta la volontà di recedere dal contratto di lavoro;
• firma del datore e spazio per quella del lavoratore.

Deve essere fornita duplice copia: una al datore di lavoro e una al lavoratore. Di seguito potrai scaricare un facsimile di una lettera di licenziamento per giustificato motivo.

Ti ricordiamo che il codice disciplinare deve essere portato a conoscenza dei lavoratori dell’azienda, tramite l’affissione in un luogo accessibile a tutti.

Lettera di licenziamento senza preavviso

Nel caso di licenziamento per giusta causa o qualora il dipendente fosse in prova, non è previsto l’invio del preavviso di licenziamento. La lettera di licenziamento dovrà comunque essere motivata e chiarire le ragioni per cui l’azienda ha deciso di interrompere il rapporto di lavoro.

Come scrivere una lettera di licenziamento per giusta causa?

Se vuoi farti un’idea di come scrivere una lettera di licenziamento per giusta causa, puoi visionare e scaricare il modello in pdf disponibile di seguito. Come potrai notare, si parte con l’oggetto della lettera, che potrà essere per esempio: “Oggetto: Licenziamento per giusta causa”.

Si ricorda che il codice disciplinare deve essere portato a conoscenza dei lavoratori dell’azienda, tramite l’affissione in un luogo accessibile a tutti.

Come si comunica il licenziamento?

Come già ampiamente detto, il licenziamento, a pena di inefficacia, dev’essere comunicato in forma scritta. Nella missiva dev’essere indicata la modalità di comunicazione utilizzata, che potrà essere:

• raccomandata a mano;
• raccomandata A/R;
• PEC.

Nei casi di invio a mezzo posta, il rifiuto del lavoratore di ricevere la lettera, non esclude che la comunicazione sia avvenuta.

La lettera deve concludersi con data e firma del datore di lavoro e, nei casi di consegna a mezzo raccomandata a mano del lavoratore, con la firma di quest’ultimo per ricevuta, oltre alla data di notifica.

Cosa fare dopo lettera di licenziamento

Al lavoratore vanno concessi 5 giorni di tempo per presentare le proprie ragioni e difendersi. Decorsi i 5 giorni e ricevute eventuali giustificazioni, il datore di lavoro può procedere:

• con l’invio della lettera di licenziamento;
• con l’applicazione di altra sanzione entro 10 giorni dalla ricezione della risposta del lavoratore.

Risulta dunque chiaro che, nel licenziamento disciplinare (ossia «per giusta causa» o «per giustificato motivo soggettivo»), la motivazione è indispensabile.

La lettera di licenziamento viziata dall’assenza di motivazione risulta essere un atto nullo, facilmente contestabile dal dipendente.

Nella lettera di licenziamento per giusta causa o per giustificato motivo soggettivo, tutti i comportamenti illeciti del dipendente vanno contestati in forma scritta.

Lettera di licenziamento – Domande frequenti